Contabilitate – Reconstituire documente

Descriere:
Prezentam mai jos principalele reglementari privind intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile stabilite prin Ordinul ministrului Finantelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 870/2008. In acest articol, prezentam date referitoare la reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse.

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse:
Societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice, institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial, precum si persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri, subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate sau in Romania, prevazute in Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, consemneaza operatiunile economico-financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in contabilitate (jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz).

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite.

In situatia in care prin alte reglementari speciale se prevede ca formularul original trebuie sa fie pastrat la alta unitate, atunci la inregistrarea in contabilitate este folosita copia documentului respectiv.

Pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile trebuie adusa la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului unitatii (administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective).

In termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa incheie un proces-verbal, care se semneaza de catre conducatorul unitatii, conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie, persoana responsabila cu pastrarea documentului si seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.

Cand disparitia documentelor se datoreaza conducatorului unitatii, masurile privind comunicarea si intocmirea procesului verbal se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie.

In conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit de catre unitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire”, intocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
– sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
– procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
– dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate;
– dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;
– o copie a documentului reconstituit.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta iar unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea „DUPLICAT”, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea si constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. In acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale. In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:
– o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala; sau
– o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.

Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanctiunilor aplicate, in conditiile legii.

In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in dosarul de reconstituire.

Conducatorii unitatilor vor lua masuri pentru asigurarea inregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor intocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.