Descriere:
Prezentam mai jos principalele reglementari privind intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile stabilite prin Ordinul ministrului Finantelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 870/2008. In acest articol, prezentam date referitoare la arhivarea documentelor financiar-contabile.

Arhivarea documentelor financiar-contabile:
Persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare.

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare. Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, trebuie sa instiinteze organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului Fiscal, se vor pastra pe o perioada de 5 ani cu incepere de la momentul la care taxa aferenta achizitiei devine exigibila.

Documentele financiar-contabile prevazute in anexa 4 la OMEF nr. 3.512/2008 privind documentele financiar contabile (de exemplu: NIR, bon de consum, fisa de magazie, chitanta, dispozitie de plata/incasare catre casierie, ordin de deplasare etc.), intocmite si utilizate de aceste persoane se pastreaza timp de 5 ani in arhiva unitatii, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

In caz de incetare a activitatii persoanelor, documentele contabile se arhiveaza in conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie.

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
– documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
– gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
– dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
– evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Sanctiuni
Nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice cu privire la pastrarea si arhivarea documentelor justificative si contabile, precum si la reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse se sanctioneaza in conformitate cu prevederile art. 41 alin. (1), pct. 2, lit. b) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu amenda de la 300 la 4.000 lei.

TOP support UA-28530488-1