Contabilitate – arhivare documente- atentionare

Care sunt documentele ce trebuie pastrate in mod obligatoriu in arhiva si pentru cat timp? O intrebare care inca mai framanta multi contabili, mai ales atunci cand li se cere, in instanta chiar, sa prezinte fise de pontaj si/sau fluturasi din anii 80.

Conform articolului 25 alin. (1) din Legea contabilitatii 82/1991 republicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 454 din 18/06/2008, se stabileste faptul caregistrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 (societatile comerciale,  societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi, si contabilitatea de gestiune adaptata la specificul activitatii) timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Fac insa exceptie statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

Conform aceluiasi articol, alineatul 2, prin exceptie se pot stabili, in mod justificat, prin ordin al ministrului economiei si finantelor, registrele de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani.

Foile de pontaj reprezinta un caz aparte care trebuie semnalat. Ele sunt documente prin care se tine evidenta timpului de munca al salariatului, a orelor suplimentare, orelor de noapte, concediu de odihna, concedii medicale, invoiri si concediu fara salariu, absente nemotivate, etc. Trebuie sa tinam cont ca documentul justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate este statul de salarii, care se intocmeste si in baza foilor de pontaj. Rezulta, asadar, ca este necesara si arhivarea foilor de pontaj in aceleasi conditii cu statul de salarii, ele fiind sunt documente in baza carora se intocmeste statul de salarii.

Un alt caz interesant este cel al fluturasul de salariu. Acesta nu constituie un document justificativ care sta la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara ci reprezinta doar o instiintare a salariatului cu privire la calculul drepturilor banesti cuvenite precum si al contributiilor si al altor sume datorate.

Iata lista documentele financiar-contabile prevazute care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite:

1. Nota de receptie si constatare de diferente
2. Bon de primire in consignatie
3. Bon de predare, transfer, restituire
4. Bon de consum
5. Bon de consum (colectiv)
6. Fisa limita de consum
7. Dispozitie de livrare
8 Fisa de magazie
9 Fisa de magazie (cu doua unitati de masura
10. Lista de inventariere
11. Lista de inventariere
12. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)
13. Chitanta
14. Chitanta pentru operatiuni in valuta
15. Dispozitie de plata/incasare catre casierie
16. Decont pentru operatiuni in participatie
17. Ordin de deplasare (delegatie)
18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale
19.Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)
20 Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)
21.Nota de debitare-creditare
22.Extras de cont
23.Borderou de primire a obiectelor in consignatie
24.Borderou de iesire a obiectelor in consignatie
25.Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice)
26.Fisa de cont pentru operatiuni diverse
27.Fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei)
28.Document cumulativ
29 Document cumulativ
30.Decizie de imputare
31.Angajament de plata

Nu uitati, insa, ca prevederile Legii contabilitatii 82/1991 se aplica incepand cu data intrarii in vigoare respectiv cu data de 01 ianuarie 1992, data publicarii in Monitorul Oficial. Asta inseamna ca se aplica documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara efectuate incepand cu data de 01 ianuarie 1992 (legea nu dispune pentru trecut). Asa ca daca aveti situatii in care vi se cer documente din anii 80 va trebui sa va raportati la prevederile legale in vigoare la acea data.