Politică de confidențialitate

NOTĂ DE INFORMARE

CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

1. Despre această notă de informare

evoCONTA, este o societate autorizata C.E.C.C.A.R. cu sediul în București, sector 4, bld. Constantin Brancoveanu, nr. 110D, et. 3.

În această notă de informare vă explicăm modul în care are loc prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către , (noi) și în care ne asigurăm că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate responsabil și în conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal care este aplicabilă.

Noi, cei de la , și partenerii noștri luăm foarte în serios respectul față de datele dumneavoastră. Conformarea cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal și bunele practici în domeniu, precum și asigurarea unui climat de transparență, siguranță și încredere pentru clientii noștri este o prioritate pentru noi, pentru care angajații, colaboratorii, partenerii și conducerea noastră își declară în mod ferm susținerea.

Această notă conține informații importante. Așadar, vă încurajăm să acordați timpul necesar pentru a o citi în întregime și cu atenție și să vă asigurați că o înțelegeți pe deplin. Pentru a facilita parcurgerea documentului, am inclus la sfârșitul acestei note un glosar care explică principalele noțiuni folosite (e.g. “date cu caracter personal”, “prelucrare”, etc.). Nu ezitați să ne comunicați orice nelămuriri ați avea. Dorim să fie clar pentru dumneavoastră cum folosim datele dumneavoastră și modul în care le protejăm.

Conținutul acestei note de informare este pur informativ și nu afectează drepturile pe care vi le oferă legislația. Vom face tot posibilul pentru a vă facilita exercitarea acestora.

Vă mulțumim pentru încrederea acordată serviciilor noastre și modului în care lucrăm cu datele dumneavoastră.

2. Cine suntem noi

evoCONTA este o societate de contabilitate, consultanta si audit financiar autorizata CECCAR.

Dacă aveți orice comentarii, sugestii, întrebări sau preocupări cu privire la orice informații din această notă sau cu privire la orice alte aspecte referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră pe care o realizăm, vă rugăm să nu ezitați să contactați oricând responsabilul nostru cu protecția datelor. În funcție de preferințele dumneavoastră, ne puteți contacta prin oricare dintre canalele de comunicare de mai jos.

Întreaga noastră echipă va depune toate eforturile rezonabile pentru a ne asigura că vă răspundem cât mai rapid și complet.

Datele noastre de contact

Sediul – București, sector 4, bld. Constantin Brancoveanu, nr. 110D, et. 3

Număr de telefon: 0729.612.562 (disponibil între orele 9 și 17 luni – vineri)

Adresă de email: office@evoconta.ro

Ce date ale dumneavoastră prelucrăm

Datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pe care le vom prelucra sunt datele obținute direct de la dumneavoastră sau rezultate în urma prestării serviciilor și includ următoarele categorii de date:

Detalii personale, cum ar fi: nume; prenume; sex; data nașterii/ vârsta; cetățenie; cod numeric personal (CNP); restul informațiilor din actul dumneavoastră de identitate (inclusiv data emiterii, data expirării actului, locul nașterii).

Detalii de contact, cum ar fi: adresă de domiciliu/ reședință; număr de telefon mobil/fix; număr de fax; adresă de email.

Detalii de plată, cum ar fi: adresă de facturare; numărul contului bancar sau al cardului bancar/ cod IBAN; numele și prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar (poate fi altul decât dumneavoastră daca altcineva a efectuat plata unei facturi in numele si pentru dumneavoastra); data de la care cardul bancar este valabil; data expirării cardului bancar.

Detalii profesionale, cum ar fi: angajator; poziție; marca sau CNP si adresa angajat; număr legitimație.

Date referitoare la achiziții și interacțiunea cu noi, cum ar fi: evidențe ale interacțiunilor dumneavoastră cu noi; detalii referitoare la istoricul achizițiilor dumneavoastră de la noi.

Date de localizare, cum ar fi: locul sau zona în care vă aflați sau v-ați aflat într-un anumit interval de timp (dacă utilizați aplicațiile noastre cu opțiuni de localizare și aveți activate aceste opțiuni).

Vom respecta însă cu strictețe obligația de păstrare a secretului profesional pe care o avem față de dumneavoastră și nu vom informa aceste persoane despre această procesare pentru a respecta obligația noastră de secret profesional față de dumneavoastră.

Sursa din care primim datele dumneavoastră

Cele mai multe informatii le avem insa de la dumneavoastra atunci cand semnati un contract de prestari servicii. Pentru aceasta desfasuram in mod continuu o companie de strangere si actualizare a datelor dumneavoastra.Temeiurile pe baza cărora prelucrăm datele dumneavoastră

Temeiurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, pentru a putea încheia un contract cu dumneavoastră, la cererea dumneavoastră, sau pentru a executa un contract încheiat cu dumneavoastră (prin care ne obligăm să vă prestăm serviicile noastre).

În ceea ce privește comunicările noastre de marketing, prelucrăm datele dumneavoastră pe baza consimțământului la prelucrare pentru acest scop specific.

Putem prelucra datele dumneavoastră pentru îndeplinirea obligațiilor noastre de arhivare, a obligațiilor de a comunica unor autorități publice, la cerere, anumite informații sau a altor obligații legale.

Scopurile pentru care prelucrăm date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră

Scopurile pentru care prelucrăm date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră sunt următoarele:

Prestarea de servicii contabile, fiscale, de audit către dumneavoastră. Prestarea serviciilor contabile, fiscale sau de audit, inclusiv oferirea de servicii promoționale sau informatii despre promotiile noastre; comunicarea cu dumneavoastră cu privire la servicii; activarea sau particularizarea abonamentelor dumneavoastră la serviciile noastre;

Comunicări de marketing. Comunicarea cu dumneavoastră prin orice mijloace (de exemplu, email, telefon mobil sau fix, mesaje telefonice (SMS-uri), poștă, mesaje transmise pe platformele de socializare sau în persoană) noutăți privind serviciile disponibile in , abonare la newsletter sau furnizarea alte informații care v-ar putea interesa.

Gestionarea sistemelor noastre de comunicații și IT (tehnologia informației). Gestionarea sistemelor noastre de comunicații; gestionarea securității noastre IT; realizarea auditurilor de securitate asupra rețelelor noastre IT, emiterea de rapoarte catre institutiile abilitate sau repararea unor erori de sistem.

Îndeplinirea obligațiilor noastre legale. Îndeplinirea obligațiilor noastre legale cu privire la arhivare, securitate, ținerea evidențelor și a altor obligații pe care legislația ni le impune.

Gestiunea financiară. Eliberarea bonurilor, a facturilor și a chitanțelor către dumneavoastră; primirea plăților de la dumneavoastră inclusiv inregistrarea platilor efectuata de alta persoana in numele dumneavoastra; recuperarea debitelor de la dumneavostră (inclusiv prin intermediul companiilor specializate în recuperarea de creanțe – detalii mai jos, la secțiunea referitoare la transmiterea datelor cu privire la dumneavostră); restituirea unor sume de bani către dumneavoastră; transmiterea de notificări; trimiterea în instanță; elaborarea de rapoarte financiare/ operaționale, a rapoartelor de activitate și emiterea situațiilor financiare/ cu privire la contracte.

Soluționarea disputelor. Formularea de cereri și de apărări înaintea autorităților publice și a altor entități care soluționează dispute.

Sondaje: Realizarea de sondaje și adresarea de întrebări către dumneavoastră cu scopul de a obține opinia dumneavoastră cu privire la serviciile noastre.

Îmbunătățirea produselor și a serviciilor. Identificarea potențialelor probleme cu privire la serviciile noastre existente în vedere îmbunătățirii acestora (inclusiv prin realizarea de audituri); testarea îmbunătățirilor realizate asupra serviciilor noastre sau a noilor noastre servicii; soluționarea sesizărilor dumneavoastră.

Cui vom divulga datele dumneavoastră

Ca regulă, nu divulgăm datele dumneavoastră către alte companii, organizații sau persoane din orice țară (inclusiv România).

Încercăm însă să fim cât de transparenți și specifici cu putință, iar în continuare vom prezenta categoriile de astfel de destinatari:

Angajatorul dumneavoastră – în legătură cu evaluarea capacității dumneavoastră de muncă pentru scopuri numai in limita informatiilor stabilite prin dispozitiilor legale.

Autorități publice din orice domeniu, din România (ANAF, ITM, etc…) sau din străinătate la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă.

Auditori, avocați și alți consultanți profesionali externi ai noștri din România sau din străinătate – aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi sau cu altă companie din grupul nostru să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră.

Persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru , în diverse domenii (de exemplu, servicii de plată, servicii de arhivare sau distrugere de documente etc.) de oriunde din lume, pe care îi vom obliga însă să respecte cerințele legislației care vă protejează drepturile – aceștia prestează anumite servicii pentru noi.

Partenerii noștri, cu care ne aflăm în relații contractuale – furnizori de servicii de marketing.

Atunci când folosim o persoană fizică sau juridică drept persoană împuternicită pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne vom asigura că aceasta a încheiat un act scris cu noi prin care își asumă, printre alte obligații pe care legislația protecției datelor cu caracter personal le prevede, obligațiile de a (i) prelucra datele cu caracter personal numai potrivit instrucțiunilor noastre scrise pe care i le-am furnizat în prealabil și de a (ii) implementa efectiv măsuri pentru protejarea confidențialității și asigurarea securității datelor cu caracter personal. Ne vom asigura, de asemenea, că actul scris dintre noi și persoana împuternicită prevede pentru aceasta cel puțin toate celelalte obligații pe care le prevede legislația aplicabilă cu privire la protecția datelor cu caracter personal.

Cui și în ce condiții vom transfera datele dumneavoastră către o țară terță sau organizație internațională

În acest moment nu transferăm și nu intenționăm să transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau o parte dintre aceastea către alte companii, organizații sau persoane din state terțe sau către organizații internaționale.

Cât timp vom stoca datele dumneavoastră

Vom stoca datele dumneavoastră pentru o perioadă cuprinsa intre 6 luni si 10 ani Pentru stocarea datelor dumneavoastră (în format electronic), folosim serverele proprii sau ale altor companii specializate in arhivarea electronica.

Securitatea datelor dumneavoastră

Lucrăm din greu pentru a proteja clienții noștri, alte persoane ale căror date le prelucrăm și pe noi înșine de accesul neautorizat și de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizata ale datelor pe care le prelucrăm.

În special, am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal:

Politici dedicate. Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecție a datelor cu caracter personal și în care respectăm legislația protecției datelor.

Minimizarea datelor. Ne-am asigurat că datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această notă.

Back-up-uri. Lucrăm din greu pentru a proteja sistemele noastre de acces sau modificarea neautorizată sau accidentală ale datelor dumneavoastră și de alte posibile amenințări la adresa securității acestora. Din acest motiv, după ce ștergeți informații din conturile dumneavoastră, este posibil să nu ștergem imediat copiile pe care le-am creat sau back-up-urile pe care le-am realizat. Realizăm arhive (back-up-uri) lunare, pe care le păstrăm securizat pentru minimum șase (6) luni. Toate echipamentele tehnice pe care le folosim pentru prelucrarea datelor dumneavoastră sunt securizate și actualizate pentru a proteja datele.

Asigurarea exactității datelor dumneavoastră. Este posibil ca din când în când să vă rugăm să confirmați exactitatea si/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la dumneavoastră pe care le prelucrăm.

Instruirea personalului. Ne instruim și testăm constant angajații și colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal.

Anonimizarea datelor. Acolo unde este posibil și adecvat activității noastre, anonimizăm / pseusoanonimizam datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu mai putem identifica persoanele la care acestea se referă.

Controlul furnizorilor noștri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alți operatori – operatori asociați) clauze pentru asigurarea protecției datelor pe care le prelucrăm; această protecție merge cel puțin până la minimul impus de legislație.

Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.

Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita

Tratăm drepturile pe care le aveți în legătură cu prelucrarea pe care o realizăm asupra datelor referitoare la dumneavoastră cu maximă seriozitate. Vom continua să luăm toate măsurile rezonabile pentru a ne asigura că acestea sunt respectate.

Drepturile dumneavoastră

Pe scurt, drepturile dumneavoastră sunt următoarele:

Dreptul de acces la date. Aveți dreptul de a obține accesul la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm sau la copii ale acestora; aveți, de asemenea, dreptul de a obține de la noi informații cu privire la natura, prelucrarea și divulgarea acestor date.

Dreptul la rectificarea datelor. Aveți dreptul de a obține rectificarea inexactităților datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”). Aveți dreptul de a obține de la noi ștergerea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la restricționarea prelucrării datelor. Aveți dreptul de a restricționa prelucrarea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul de a obiecta. Aveți dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.

Dreptul la portabilitatea datelor. Aveți dreptul de a obține transferul către un alt operator al datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la retragerea consimțământului. În situațiile în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul consimțământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puțin la fel de ușor cum ne-ați acordat inițial consimțământul; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere.

Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.

Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi (inclusiv dreptul de a vă retrage consimțământul, atunci când vă prelucrăm datele pe baza acestuia) sau pentru a adresa orice întrebare despre oricare dintre aceste drepturi sau orice prevedere din această notă de informare sau despre oricare alte aspecte ale prelucrării datelor dumneavoastră de către noi, vă rugăm să trimiteti solicitarea dumneavostră la office@evoconta.ro.